Hausmeisterkosten: Was auf Mieter umgelegt werden darf und was nicht
Über Hausmeisterkosten wird in Nebenkostenabrechnungen am häufigsten gestritten, fast immer, weil die Rechnung nicht trennt. Hier steht, wo die Grenze verläuft.
Auf einen Blick
- Umlagefähig
- Nr. 8, 9, 10 und 14Winterdienst, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Hauswart nach § 2 BetrKV, wenn der Mietvertrag es vorsieht
- Nie umlagefähig
- Reparatur, Verwaltung, Bereitschaftauch wenn der Hausmeister sie erledigt
- Pauschaler Abzug
- reicht nichtbestreitet der Mieter, muss der Anteil nachvollziehbar herausgerechnet werden
- Steuerbonus
- 20 Prozent der Arbeitskostenhöchstens 4.000 Euro im Jahr, nur mit getrennt ausgewiesener Rechnung
Inhalt 8 Abschnitte
Umlegen setzt drei Dinge voraus
Welche Kosten Betriebskosten sein können, zählt die Betriebskostenverordnung (BetrKV) in § 2 in 17 Nummern auf. Umlegen darf der Vermieter sie nur, wenn drei Bedingungen erfüllt sind:
- § 556 Abs. 1 BGB
- Im Mietvertrag vereinbartEin Verweis auf die BetrKV genügt nach ständiger Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs in der Regel; nur „sonstige Betriebskosten“ nach Nr. 17 müssen einzeln benannt werden.
- § 1 BetrKV
- Laufend entstandendurch das Eigentum oder den bestimmungsmäßigen Gebrauch. Eine einmalige Aktion ist keine Betriebskostenposition, und eine Reparatur dient nicht dem Gebrauch, sondern der Erhaltung.
- § 556 Abs. 3 BGB
- WirtschaftlichAuch umlagefähige Kosten müssen angemessen sein. Wer mehrere Angebote eingeholt und begründet ausgewählt hat, hat gute Argumente.
Vier Nummern tragen die Objektbetreuung
| Nummer | Was die Verordnung nennt | Typisch in der Wohnanlage |
|---|---|---|
| Nr. 8 Straßenreinigung und Müllbeseitigung | Gebühren der öffentlichen Straßenreinigung und „die Kosten entsprechender nicht öffentlicher Maßnahmen“, bei der Müllbeseitigung ebenso Der Winterdienst ist nicht ausdrücklich genannt; er wird als entsprechende nicht öffentliche Maßnahme hier abgerechnet. | Gehweg kehren, Winterdienst auf Gehweg und Zuwegen, regelmäßige Beseitigung von Sperrmüll, der auf Gemeinschaftsflächen abgestellt wird |
| Nr. 9 Gebäudereinigung | „die Kosten für die Säuberung der von den Bewohnern gemeinsam genutzten Gebäudeteile, wie Zugänge, Flure, Treppen, Keller, Bodenräume, Waschküchen, Fahrkorb des Aufzugs“ | Treppenhausreinigung, Kellergänge, Eingangsbereiche |
| Nr. 10 Gartenpflege | Pflege gärtnerisch angelegter Flächen samt Erneuerung von Pflanzen und Gehölzen, Pflege von Spielplätzen samt Erneuerung von Sand, Pflege von Plätzen, Zugängen und Zufahrten, „die dem nicht öffentlichen Verkehr dienen“ | Rasen mähen, Hecke schneiden, Laub, Spielplatzsand |
| Nr. 14 Hauswart | Vergütung, Sozialbeiträge und geldwerte Leistungen für den Hauswart, „soweit diese nicht die Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder die Hausverwaltung betrifft“ | Kontrollgang, Sichtprüfung von Beleuchtung, Türen und Fluchtwegen, Überwachung der Hausordnung, Meldung von Mängeln |
- Nr. 14 Hauswart
- Nr. 9 Gebäudereinigung
- Nr. 10 Gartenpflege
- Nr. 8 Winterdienst
- Nicht umlagefähig: Reparatur, Verwaltung, Notdienst, einmalige Einsätze
Reparatur und Verwaltung zahlt der Vermieter
Die Grenze verläuft oft mitten durch dieselbe Stunde. Was Instandhaltung oder Verwaltung ist, bleibt beim Vermieter, auch wenn der Hausmeister es nebenbei erledigt (§ 1 Absatz 2 und § 2 Nr. 14 BetrKV).
| Bereich | Umlagefähig | Nicht umlagefähig |
|---|---|---|
| Kontrolle | Kontrollgang, Mangel an der Haustür melden Nr. 14 Hauswart | die klemmende Tür selbst einstellen Instandsetzung, § 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV |
| Im Haus | Treppenhaus, Keller und Eingänge reinigen Nr. 9 Gebäudereinigung | Fliese ersetzen, Wasserhahn tauschen, Handlauf streichen Instandhaltung, Schönheitsreparatur |
| Organisation | Überwachung der Hausordnung Nr. 14 Hauswart | Handwerker beauftragen, Termine abstimmen, Wohnungsübergaben, Schriftverkehr Verwaltung, § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV |
| Notfall | die umlagefähige Arbeit, die dabei tatsächlich anfällt | Pauschale für Bereitschaft bei Strom-, Heizungsausfall oder Wasserrohrbruch Verwaltungskosten, Bundesgerichtshof, 18. Dezember 2019, VIII ZR 62/19 |
| Sperrmüll | regelmäßig beseitigen, was Unbekannte auf Gemeinschaftsflächen abstellen Nr. 8 | Keller oder Dachboden einmalig entrümpeln entsteht nicht laufend |
Doppelt abrechnen ist verboten
Der letzte Halbsatz von Nr. 14 wird oft überlesen: Was der Hauswart erledigt, darf nicht zusätzlich unter den Nummern 2 bis 10 und 16 stehen.
- Nr. 14 Hauswart
- oder
- Nr. 9 Gebäudereinigung
- nie
- unter beiden
Aus der Rechnung muss deshalb hervorgehen, welche Arbeit unter welcher Nummer läuft. Eine Pauschale „Hausmeisterservice komplett“ macht genau das unmöglich.
Ein pauschaler Abzug reicht nicht
Arbeitet ein Hausmeister gemischt, also Kontrollgang, Reinigung und hier und da eine Reparatur, muss der Vermieter die nicht umlagefähigen Anteile herausrechnen.
Das gelingt nur, wenn der Vertrag es von Anfang an anlegt:
- ein Leistungsverzeichnis, das jede Tätigkeit mit Turnus nennt und einer BetrKV-Nummer zuordnet,
- getrennte Positionen für regelmäßige Leistungen und für Sonderleistungen wie Reparaturen oder Entrümpelungen,
- Stundennachweise für Arbeiten, die nach Aufwand abgerechnet werden.
Der Mieter trägt nur den umlagefähigen Teil
In einer Eigentümergemeinschaft stellt sich die Frage nach der Umlagefähigkeit zunächst gar nicht. Wichtig wird sie beim vermietenden Eigentümer.
- GemeinschaftAlle Eigentümer tragen alle Kostennach Anteil oder beschlossenem Schlüssel, ob Treppenhausreinigung oder Reparatur (§ 16 Abs. 2 WEG)
- Vermietender EigentümerGibt nur den umlagefähigen Teil weiterInstandhaltung und Verwaltung bleiben bei ihm
- MieterZahlt nach dem Schlüssel der Gemeinschaftwenn nichts anderes vereinbart ist (§ 556a Abs. 3 BGB)
Für Verwaltungen heißt das: Eine Jahresabrechnung, die die Hausmeisterkosten schon nach umlagefähig und nicht umlagefähig trennt, erspart jedem vermietenden Eigentümer die Rechnerei und Ihnen die Rückfragen.
Der Steuerbonus hängt an den Arbeitskosten
Treppenhausreinigung, Gartenpflege, Hausmeistertätigkeit und Winterdienst gelten als haushaltsnahe Dienstleistungen, seit einem Urteil des Bundesfinanzhofs auch der Winterdienst auf dem öffentlichen Gehweg vor dem Grundstück (20. März 2014, VI R 55/12).
Rechenweg nach § 35a EStG
ohne Beträge
- Rechnung für Reinigung, Garten, Hausmeister, WinterdienstRechnungsbetrag
- Material, Streugut, Entsorgungnicht begünstigt
- Arbeitskosten, auf der Rechnung getrennt ausgewiesenGrundlage
- Steuerermäßigung für haushaltsnahe Dienstleistungen (§ 35a Absatz 2)20 Prozent
- weniger Einkommensteuerhöchstens 4.000 Euro im Jahr
Handwerkerleistungen zur Renovierung, Erhaltung und Modernisierung (Absatz 3): ebenfalls 20 Prozent, höchstens 1.200 Euro im Jahr.
Drei Bedingungen nach § 35a Absatz 5 EStG
- Begünstigt sind nur die Arbeitskosten, nicht Material, Streugut oder Entsorgung.
- Es braucht eine Rechnung, bezahlt per Überweisung auf das Konto des Dienstleisters, nicht bar.
- Die Kosten sind keine Betriebsausgaben oder Werbungskosten. Der Vermieter setzt sie als Werbungskosten ab; die Ermäßigung nutzen Mieter und selbst nutzende Eigentümer.
Den Nachweis führen sie über die Nebenkostenabrechnung, die Jahresabrechnung oder eine Bescheinigung von Vermieter oder Verwaltung; ein Muster steht im Anwendungsschreiben des Bundesfinanzministeriums vom 9. November 2016. Das klappt nur, wenn der Dienstleister die Arbeitskosten getrennt ausweist.
Die Rechnung entscheidet, ob die Abrechnung hält
So sind meine Rechnungen aufgebaut: jede Position mit Turnus und BetrKV-Nummer, Sonderleistungen getrennt, Arbeitskosten ausgewiesen.
Checkliste für die Nebenkostenabrechnung
- Steht die Kostenart im Mietvertrag oder verweist er auf die Betriebskostenverordnung?
- Enthält die Hausmeisterrechnung Reparaturen oder Verwaltungsarbeit? Dann herausrechnen und belegen.
- Taucht eine Arbeit doppelt auf, unter Nr. 14 und unter einer anderen Nummer?
- Ist eine Notdienstpauschale enthalten? Sie gehört nicht in die Abrechnung.
- Sind die Arbeitskosten für § 35a EStG getrennt ausgewiesen?
- Stimmt der Verteilungsschlüssel, bei vermietetem Wohnungseigentum der Schlüssel der Gemeinschaft?
Rechnungen, die ohne Nacharbeit in die Abrechnung passen: Bei der Begehung zeige ich Ihnen, wie das Leistungsverzeichnis für Ihre Anlage in Wandsbek aussähe.
Dieser Ratgeber erklärt die Rechtslage allgemein und ersetzt weder Rechts- noch Steuerberatung im Einzelfall. Stand: 22. September 2026.
Spyridon Voulgaris
Inhaber von Gebäudemanagement Voulgaris. Ich betreue Wohnanlagen in Hamburg-Wandsbek und schreibe hier auf, was Verwaltungen und Beiräte bei Begehungen fragen. Jede Rechtsangabe prüfe ich am Gesetzestext.
Quellen
Alle abgerufen am 22. September 2026.
- Betriebskostenverordnung (BetrKV), §§ 1, 2: gesetze-im-internet.de
- Bürgerliches Gesetzbuch, §§ 556, 556a: § 556, § 556a
- Wohnungseigentumsgesetz, § 16: gesetze-im-internet.de
- Einkommensteuergesetz, § 35a: gesetze-im-internet.de
- Bundesgerichtshof, Urteil vom 18. Dezember 2019, VIII ZR 62/19 (Notdienstpauschale): Urteil im Volltext (PDF)
- Bundesgerichtshof, Urteil vom 20. Februar 2008, VIII ZR 27/07 (Aufteilung der Hauswartkosten): Urteil im Volltext (PDF)
- Bundesfinanzhof, Urteil vom 20. März 2014, VI R 55/12 (Winterdienst auf öffentlichen Gehwegen): bundesfinanzhof.de
- Bundesministerium der Finanzen, Anwendungsschreiben zu § 35a EStG vom 9. November 2016 (BStBl. I S. 1213), veröffentlicht vom Finanzministerium Mecklenburg-Vorpommern: Anwendungsschreiben (PDF)